【2026年版】ChatGPTで文章作成する方法｜メール・議事録・要約を初心者向けに解説

第86話

📖 ChatGPT完全取扱説明書：第4部⑮

📌 この記事は、2026年4月時点の情報をもとに作成しています
※画面や機能はアップデートにより変わる場合があります

こんにちは、こぶたんです🐷

今回からいよいよ👇

👉 第4部：ChatGPT活用編に入ります！

これまでのシリーズでは👇

👉 基本操作
👉 設定
👉 各機能

を学んできました

そしてここからは👇

👉 「実際に何に使えるの？」

👉 ここを解説していきます🐷✨

第4部の最初のテーマはこちら👇

ChatGPTで文章を作る

「文章作成」と聞くと👇

👉 難しそう…
👉 センスが必要そう…

👉 そう感じるかもしれません

でも実は👇

👉 一番カンタンで効果が出やすい使い方が
👉 この文章作成です🐷

メール、報告書、お知らせ、議事録…

👉 日常の中に👇
👉 「文章を書く作業」ってかなり多いですよね

今回は👇

👉 ChatGPTがどれだけ文章作成を楽にしてくれるのか

👉 初心者向けにやさしく解説していきます🐷✨

「机に向かって文章を書こうとして困っているこぶたん」と、横でChatGPTが手伝ってくれるイメージ画像

🐷 ChatGPTは文章作成の強い味方

2026年4月現在、ChatGPTに搭載されている
👉 GPT-5.3 Instant は

以前と比べて👇

・スムーズで自然な文章が出てきやすくなった
・構成や表現が整った文章を作りやすくなった
・要約や整理など実務で使いやすくなった

👉 こういった進化があります

つまり👇

👉 ChatGPTは

👉 「実用的な文章の下書きを効率よく作れるツール」
👉 になっています🐷

💡ここ大事

👉 出てきた文章は👇
👉 そのまま使うのではなく必ず確認する

👉 これだけ守ればOKです🐷

🐷ChatGPTで作れる文章の種類

まず「どんな文章が作れるのか」を見てみましょう。

カテゴリ	具体的な文章の種類
📧 ビジネスメール	依頼メール・お礼メール・お断りメール・日程調整メール
📄 社内文書	報告書・議事録・業務連絡・お知らせ文
📝 企画・提案	企画書の下書き・提案書のたたき台・プレゼン原稿
🗒️ マニュアル	業務手順書・FAQの文章・操作説明文
📣 告知・広報	社内イベントのお知らせ・ニュースレター・SNS投稿文
✏️ 校正・添削	誤字脱字チェック・文体の統一・表現の改善
🌐 翻訳・要約	外国語メールの翻訳・長文の要約・箇条書き化

これだけの文章が作れると聞くと、

「全部ChatGPTにお任せできるのでは？」と思うかもしれません。

でも実際は、「AIと一緒に作る」という感覚が正しいです。
下書きや素材を作ってもらって、最終的には自分で確認・調整する。

👉 この使い方が一番失敗が少なくすみます🐷

🐷【実践】こんな指示で試してみよう！

仕事でChatGPTを活用しているこぶたんのイラスト

ここからは、実際に会社で使える指示（プロンプト）を

場面別に紹介します。

そのまま使えます👇

① ビジネスメールを作る

プロンプト例：

次の条件でビジネスメールを作成してください。

【目的】来週の打ち合わせの日程を調整したい
【相手】取引先のABC商事　田中様
【候補日】4月14日（月）午後、4月16日（水）午前、4月17日（木）終日
【場所】オンライン（ZoomのURLは後日送付）
【文体】丁寧な敬語。簡潔に。

👉 ポイント
「目的・相手・条件・文体」を明確にすること

② 社内のお知らせ文を作る

プロンプト例：

次の内容で社内向けのお知らせ文を作成してください。

【内容】来月から社内でChatGPTを導入する
【日程】2026年5月1日（木）から開始
【対象】全社員
【注意事項】社外秘情報は入力しないこと
【文体】分かりやすく、読みやすい文体で。箇条書きを使ってOK
 
👉 ポイント

「誰に・何を・いつから」をセットで伝える

③ 書いた文章を添削してもらう

プロンプト例：

以下の文章を添削してください。

・誤字脱字がないか
・失礼な表現がないか
・読みやすく改善してください

【文章】
（ここに貼る）
 
👉 ポイント

「どこを直してほしいか」を明確に

④ 長い文章を要約してもらう

プロンプト例：

以下の文章を要約してください。

・箇条書きで5点以内
・重要な数字は残す
・小学生でも分かる言葉で

【文章】
（ここに貼る）

⑤ 議事録を作る

プロンプト例：

以下のメモから議事録を作成してください。

・日時
・出席者
・議題
・決定事項
・次回アクション

【メモ】
（ここに貼る）

⑥ 手順書を作る

プロンプト例：

以下の業務の手順書を作成してください。

【業務】月次報告書

【対象】新人

【条件】

・番号付き

・簡単な言葉

・各ステップに注意点

🐷 文章作成がうまくいくコツ

① 誰向けかを書く
② 形式を指定する
③ 文体を伝える

👉 この3つだけで精度が一気に上がります🐷

必ず守ってほしい注意点

⚠️① そのまま使わない
👉 必ず確認・修正する

⚠️② 個人情報・社外秘は入力しない
👉 名前などは置き換える

⚠️③ 公開前は必ず見直す
👉 自分の言葉として違和感がないか確認

🐷 こんな使い方もできます

モヤモヤを整理したり、比較したり、考えをまとめたりしているこぶたんのイラスト

ここまで「仕事での文章作成」を紹介してきましたが、
ChatGPTは日常のちょっとした困りごとにも使えます🐷✨

実際にこぶたんが使っているものを、いくつかご紹介します👇

① モヤモヤを言語化する（思考の整理）

💡自分のモヤモヤを言葉にしてもらう

プロンプト例：

今の気持ちをうまく言葉にできません。

以下の内容を整理して、分かりやすく言語化してください。

・なんとなく疲れている
・仕事に不満がある気がする
・でも何が原因か分からない

原因を3つに分けてください。
それぞれに対して対処法も教えてください。

🐷 ポイント　

👉 ChatGPTは👇
👉 思考を整理するサポートが得意です

👉 一人で考えていると堂々巡りになるときに
👉 とても役立ちます🐷

② 説明書を“自分用に翻訳”する

💡取説・契約書・マニュアルを
👉 自分レベルに変換

プロンプト例：

以下の説明書を、小学生でも分かるレベルに書き直してください。

・専門用語は使わない
・手順ごとに分ける
・やることだけ簡潔に

【文章】
（説明書を貼る）

🐷ポイント

👉 普通は👇
👉 分からないまま進むことが多いですが

👉 ChatGPTを使うと👇
👉 理解してから使えるようになる

👉 これ、地味ですがかなり便利です🐷✨

③ 比較を“決断できる形”にする

💡 迷ってる選択を
👉 “決められる形”にする

プロンプト例：

以下の2つで迷っています。

・A：〇〇
・B：〇〇

条件：
・メリット・デメリットを比較
・向いている人をそれぞれ説明
・最後に結論を出してください

🐷ポイント

👉 こうすると👇

👉 ただの比較ではなく
👉 判断材料＋方向性まで整理されます

👉 情報を増やすのではなく👇
👉「決めるための形」にすること

👉 これが大事です🐷

④ 曖昧な考えを“使える指示”に変える

💡 自分の雑な考えを
👉 ちゃんとした指示に変える

プロンプト例：

以下の曖昧な依頼を、具体的で分かりやすい指示に書き直してください。

【依頼】
いい感じの資料作って

🐷ポイント

👉 こうすると👇

👉「なんとなくの考え」が
👉 そのまま使える指示に変わります

👉 ChatGPTは👇

👉「考えをまとめる」だけでなく
👉「使える形に変換する」ことも得意

👉 これができると👇
👉 仕事でも日常でもかなり楽になります🐷✨

✔ 実際に使ってみた

「『いい感じの資料作って』で困るこぶたん」→ ChatGPTが整理してくれる場面のイラスト

実際に④のプロンプト例を試してみました 🐷

元の依頼はこちら👇

👉 「いい感じの資料作って」

🐷 正直これ👇

👉 人に言われても困るやつですよね💦

👉 でもこれをChatGPTに変換してもらうと👇

💡変換後の指示

以下の条件で、社内向けの資料を作成してください。

【目的】
内容が一目で理解できる、分かりやすい資料にする

【対象】
社内メンバー（初心者でも理解できるレベル）

【構成】
・タイトル
・概要（全体の要点を簡潔に）
・詳細説明（項目ごとに分ける）
・重要ポイント（箇条書き）
・まとめ

【条件】
・専門用語はできるだけ使わない
・文章は簡潔で読みやすくする
・箇条書きを適度に使う
・1スライド（または1セクション）ごとに1テーマにする

【出力形式】
・見出し付きで整理された文章形式